Cómo implementar una gestión de documentación sin papeles en recursos humanos para mayor eficiencia y seguridad

La transformación digital está cambiando cómo funcionan los departamentos de Recursos Humanos (RRHH). Uno de los avances más significativos es la gestión de documentación sin papeles, una solución que no solo ahorra espacio físico, sino que también optimiza el flujo de trabajo, mejora la seguridad de los datos y refuerza la sostenibilidad de las empresas. En Jequi, entendemos los retos y las oportunidades de digitalizar el área de RRHH y ofrecemos soluciones innovadoras para una gestión documental eficiente y segura.

¿Por qué optar por una gestión documental digital en RRHH?

Los beneficios de la digitalización de documentos en el área de RRHH son múltiples y se traducen en una mayor eficiencia y agilidad. Entre los aspectos destacados, encontramos:

Reducción de costos

Se estima que el 80% del presupuesto de papel y archivos puede ahorrarse al digitalizar la documentación. Además, las empresas también reducen costos de almacenamiento y transporte de archivos.

Optimización del tiempo 

El equipo de RRHH puede acceder y gestionar documentos en segundos. Esto es especialmente útil para tareas como la incorporación de nuevos empleados, que suele implicar numerosos documentos y formularios.

Mayor seguridad de datos

Los archivos en papel pueden perderse o dañarse. La digitalización permite implementar medidas avanzadas de seguridad y encriptación para proteger los datos de los empleados.

Sostenibilidad

Un enfoque “paperless” no solo mejora la eficiencia, sino que también minimiza el impacto ambiental. Cada tonelada de papel eliminada representa una contribución significativa hacia la sostenibilidad.

¿Sabías qué?

Según una encuesta de PwC*, el 73% de las organizaciones reporta que la gestión digital de documentos reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 40%.

*Fuente: Encuesta Global NextGen 2024 de PwC.

Principales características de un sistema de gestión documental en RRHH

Un sistema de gestión documental adecuado permite a los equipos de RRHH organizar, almacenar y acceder a los archivos de manera segura y eficiente. Entre sus características esenciales destacan:

Almacenamiento centralizado

Los documentos, desde contratos hasta formularios de beneficios, se guarda en un solo lugar, facilitando su acceso desde cualquier dispositivo autorizado.

Automatización de procesos: 

Permite agilizar tareas repetitivas, como el envío de avisos de renovación de contrato o el seguimiento de evaluaciones de desempeño.

Control de acceso: 

Se establecen permisos específicos según el nivel de usuario, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder a documentos sensibles.

¿Cómo podemos ayudar a tu empresa?

En Jequi, ofrecemos soluciones integrales para la gestión documental que transforman el área de RRHH en un departamento ágil, seguro y enfocado en las personas. Nuestras herramientas permiten:

Integración personalizada

Nuestro sistema se adapta a las necesidades específicas de tu empresa, facilitando la implementación de un flujo de trabajo sin papeles.

Seguridad avanzada

Implementamos protocolos de seguridad que cumplen con las normativas más exigentes, asegurando que los datos de tus empleados estén protegidos.

Soporte continuo 

Acompañamos a nuestros clientes en todo el proceso, brindando soporte técnico y asesoría para garantizar el máximo rendimiento de nuestras herramientas.

Optimiza, protege y agiliza la gestión documental de tu departamento de RRHH con las soluciones de Jequi.

Contáctanos hoy para conocer cómo podemos ayudarte a la medida de tus necesidades. ¡Haz de tu empresa un lugar más eficiente y sostenible!